关于厦门市新景中心二期小区公开选聘第三方机构协助业主大会会议的公告

****中心二期小区公开选聘第三方机构协助业主大会会议的公告

尊敬的各位业主：

****任期即将届满。为保障小区自治组织平稳衔接、换届工作依法有序推进，经本委会议研究同意，现通过千里马平台面向社会公开选聘第三方机构提供会务及技术协助服务，协助业主大会会议筹备暨业委会（临管会）换届选举全流程相关服务。现将有关事项公告如下：

一、项目名称

新景中心二期小区业主大会会议第三方服务项目。

二、服务内容

（一）文件起草与合规审查

依据现行法律法规，结合小区实际，协助拟制业主大会会议筹备各类函 件、公示、公告，并完成合法性审查。

（二）会议组织及执行

1.****委员会及相关主管部门确认的业主信息范围内，协助核对业主姓名、联系方式、专有部分坐落、建筑面积、专有部分面积、共有情况及表决权信息，明确业主身份、表决权及专有部分面积的认定依据、统计截止日和异议处理流程。涉及共有业主、继承人、受托人、法人业主、租赁使用人等情形的，应按照法律法规及有效授权文件核验，不得由乙方或其他第三方擅自认定。乙方对其核验过程及结果承担专业注意义务，因乙方过错导致信息错误或遗漏的，由乙方承担相应责任。乙方处理业主个人信息仅限于本次业主大会会议所必需的范围、目的和方式，并应采取必要的安全保护措施；会议结束后，除法律法规或甲方书面同意允许留存外，乙方应在约定期限内删除或匿名化相关个人信息。

2.在业主大会会议通知、表决事项、表决规则及表决期限经依法确定后，协助制作、发放、回收和统计表决票，组织现场投票、符合规定的上门投票及线上投票，并根据法律法规、主管部门要求及本小区依法确定的议事规则执行其他投票方式。各类投票均应完成身份核验、授权核验、重复投票识别、投票记录留存及异常票处理；电话投票不得在无法核验投票人身份、意思表示及表决内容的情况下直接计入有效票。乙方应建立防止重复投票、冒名投票、篡改票据及数据丢失的控制和备份措施，留存全部投票原始记录、系统日志、统计底稿及异常票处理记录，供甲方核验。唱票、计票应由相关人员共同进行并形成可核验记录，会议****管理委员会确认后公示。

3.通过小区公告栏、公众号、业主群等渠道，开展业主大会宣传并负责横幅制作。所有宣传内容须经甲方书面确认后方可发布，乙方不得擅自发布或使用未经确认的宣传材料。

4.乙方应按照合同约定的阶段时限完成业主信息核验、投票组织、唱票计票、结果公示及资料交付，并达到约定的投票率、回收率、数据准确性和成果完整性要求。乙方应提交业主名册核验结果、投票记录、异常票处理记录、唱票计票记录、统计结果、数据备份及会议成果文件，具体成果清单、交付时限、验收标准和验收方式由双方在合同或附件中明确。****委员会书面同意，乙方不得擅自修改、删除、复制、对外提供相关资料，或将其用于本项目以外的目的。

三、资格要求

1．具备会务服务/信息咨询/会展服务等相关合法经营资质，可独立承接

小区业主大会会务合规服务工作；

2.公司注册成立年限不少于5年，企业经营状态正常，无经营异常、无 违法失信记录；相关注册年限应以营业执照或依法可核验的登记资料为依据。

3.公司在职工作人员不少于10人，具有稳定的服务团队，可保证本次 会务全流程专人跟进、全程落地；人员数量应以近三个月社保缴纳记录等可核验材料为依据。报名机构应明确拟投入本项目的项目负责人、现场人员、数据管理人员及联系方式。

4.具备丰富的本地实操经验，在**市内实际开展过至少10场及小 区业主大会会议服务的相关工作，能够熟练处理会务过程中的各类合规问题及 突发情况。

5.具备合法、稳定、安全、可核验的业主大会线上投票系统，，能够实现实名或有效身份认证、表决事项及选项留痕、投票时间记录、防重复投票、数据备份、结果复核和全流程追溯；投票数据应完整留存，留存期****委员会任期，并支持依法授权的查询、导出和第三方核验。

6.中选后，第三方机构须在****管理委员会签订保密及个人信息保护协议。第三方机构及其工作人员对在服务过程****管理委员会及业主的全部信息，包括但不限于姓名、房号、联系方式、身份证号、表决意见等，承担自合同签订之日起永久有效的保密义务。；

7.不接受联合体报名。

四、报名文件递交所需材料

所有报名机构须统一整理完整报名资料，密封装订并加盖企业公章，统

一A4 纸，所有复印件均需清晰有效、加盖企业公章：

1 .法定代表人身份证正反面复印件、法定代表人授权委托书、被授权代 表人身份证正反面复印件；

2.****事业单位登记证书）复印件、近三个月企业社保缴 纳登记及人员社保明细证明；

3.完整的服务方案，包含：企业简介、资质荣誉、同类小区会务服务案 例明细（需附合同或其他佐证材料）、本次业主大会完整执行流程、服务团队 配置、详细参选服务报价单、专项服务实施方案（对应本项目全流程服务细则）及服务报价。服务报价应列明总价、分项价格、税费、系统使用费、现场服务费、宣传制作费及其他可能发生的费用，并注明是否存在未列明的收费项目。除中选服务合同明确约定的费用外，第三方机构不得向业主另行收费；

报名机构应保证其提交的企业资质、人员社保、服务案例、系统备案凭证及其他报名材料真实、准确、有效，不存在虚假、伪造或夸大情形。如经查实存在上述情形，甲方有权随时解除协议，要求退还全部费用，并要求第三方机构赔偿由此造成的全部损失；

4.投票系统需提供系统合规备案凭证、相关资质文件，佐证投票系统合 法合规，可正常投入本次业主大会表决使用；